Chez ERYOM, nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de nos clients, conformément à la Loi 25 du Québec et aux règles déontologiques de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec (OEQ). Cette politique décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons, protégeons et, le cas échéant, détruisons vos renseignements personnels dans le cadre de nos services d’ergothérapie, yoga et méditation, offerts en ligne ou en présentiel. ERYOM est engagée à respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels en conformité avec la législation applicable.

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Acceptation de cette Politique

En utilisant les produits, services et/ou le site web d'ERYOM, l’utilisateur consent à la collecte et à l'utilisation de ses renseignements personnels conformément aux politiques énoncées dans ce document. En cas de non-acceptation des politiques stipulées dans le présent contrat, l’utilisateur se doit de renoncer à l’accès des services proposés par le site web. ERYOM se réserve le droit de modifier unilatéralement et à tout moment le contenu de la présente Politique.

 

Contexte

ERYOM est une entreprise qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités commerciales au Québec.

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Collecte et utilisation des renseignements personnels

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de nos services :

• Nom, prénom, coordonnées (courriel, téléphone)

• Informations de santé pertinentes pour les services d’ergothérapie et de yoga

• Préférences et disponibilités pour les cours

• Historique de participation et communications

 

Ces données sont utilisées pour :

• Fournir les services demandés

• Assurer le suivi thérapeutique ou pédagogique

• Gérer les horaires, les inscriptions et les communications

• Produire les documents professionnels requis (rapports, plans d’intervention, etc.)

 

Accès au dossier

L’ergothérapeute se doit d’être membre en règle de son ordre professionnel et de respecter en tout temps son code de déontologie. L’ergothérapeute doit constituer un dossier confidentiel. Dans le cadre des services d’ergothérapie offerts par ERYOM, un dossier client est constitué afin d’assurer la qualité, la continuité et la traçabilité du suivi. Ce dossier contient notamment les informations recueillies lors des évaluations, les notes évolutives, les plans d’intervention et les rapports.

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Le dossier est consulté principalement par l’ergothérapeute attitré à votre accompagnement. Toutefois, la propriétaire d’ERYOM, Audrey Laroche Gagner (OEQ #09-180), peut également accéder à l’ensemble des dossiers clients pour les raisons suivantes :

• Assurer le suivi de qualité des services offerts par l’équipe ;

• Soutenir la formation clinique des ergothérapeutes ;

• Répondre aux obligations professionnelles et administratives liées à la gestion de la pratique.

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Cet accès est encadré par les normes de confidentialité et de déontologie de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec. Aucun renseignement ne sera partagé à des tiers sans votre consentement explicite.

 

Stockage électronique des renseignements personnels

Afin d’assurer une gestion efficace, sécurisée et conforme aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, les dossiers clients sont conservés sous forme électronique dans un environnement infonuagique sécurisé, soit Microsoft 365 (OneDrive). Les données sont hébergées sur des serveurs situés au Canada (centres de données Microsoft situés à Toronto et Québec), et sont protégées par des mesures de sécurité robustes, incluant le chiffrement des fichiers, des contrôles d’accès, et des systèmes d’authentification à deux facteurs. Microsoft, en tant que fournisseur de services cloud, est une entreprise basée aux États-Unis, ce qui signifie que vos renseignements pourraient, dans des circonstances exceptionnelles, être assujettis à des lois étrangères d’accès à l’information (telles que le CLOUD Act). En signant ce formulaire, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient stockés et conservés de façon sécurisée dans cet environnement numérique, uniquement dans le but de permettre le suivi professionnel, la documentation des interventions et la prestation de services conformément à notre mission.

 

Destruction du dossier

Conformément aux règles déontologiques de l’OEQ, les informations sont conservées pendant 5 ans après la fin des services. Ils sont par la suite supprimés sur le serveur du logiciel de tenue de dossier. Tous les documents papier qui contiennent des renseignements personnels sont déchiquetés dès qu’ils ne sont plus nécessaires à la prestation des services ou qu’ils ont été numérisés.

 

Secret professionnel / confidentialité

L’ergothérapeute est tenu au secret professionnel. Les informations discutées lors des rencontres ne peuvent être divulguées sauf sous votre autorisation, si la loi l’ordonne (subpoena, ordonnance d’un juge) ou si un coroner l’ordonne. La confidentialité ne peut être brisée que s’il y a des raisons de croire que vous représentez un danger grave pour vous-même ou pour une autre personne ou que la sécurité ou le développement d’un enfant est compromis. Les entrevues sont confidentielles, ainsi toute transmission d’information avec un autre professionnel se fera seulement sous votre autorisation écrite. Vous devez d’abord approuver le rapport avant que celui-ci soit envoyé. Sachez que les services de messageries électroniques (texto) ne peuvent pas garantir la confidentialité de vos communications. Ainsi, en dehors de la gestion de date et d’heure de rendez-vous, les courriels et les appels seront les seuls moyens acceptés pour communiquer avec votre ergothérapeute.

 

Rencontre par téléconsultation

Les services d’évaluation et d’intervention vous seront offerts de manière générale en télésanté, c’est-à-dire de façon virtuelle. Il est important de prendre certaines mesures afin de contrer les limites telles que le piratage informatique, le respect de la confidentialité, l’endroit choisi et la qualité du son et de l’image. Nous avons choisi l’application Teams pour les rencontres virtuelles. L’ergothérapeute assure à chaque séance une utilisation sécuritaire de la plateforme Team par un ID personnalisé, une salle d’attente qui permet de refuser l’accès à un autre demandeur. L’ergothérapeute fait tout en son pouvoir afin de garantir la confidentialité des rencontres virtuelles. Bien que toutes les mesures soient prises afin de détruire toute trace des rencontres virtuelles, le type de logiciel utilisé ne peut garantir la confidentialité absolue et les bris de confidentialité́ sont hors du contrôle de l’ergothérapeute. Vous devez également vous assurer de prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité de vos informations au regard des logiciels utilisés sur votre ordinateur et de votre gestion des données informatiques. Il est important d’utiliser un ordinateur personnel et non public ou un dispositif électronique assurant le plus possible votre confidentialité. Il existe différents avantages et inconvénients à utiliser la télésanté:

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Avantages :

• Réduit l’anxiété et l’inconfort que peuvent créer les déplacements;

• Facilite la conciliation thérapie - vie familiale - vie professionnelle, en réduisant le temps de déplacement pour se rendre à un rendez-vous avec son ergothérapeute;

• Permet à l’ergothérapeute de visualiser les personnes en interaction avec leur milieu de vie réel;

• Permet à l’ergothérapeute d’offrir plus de plages horaires de thérapie en éliminant les déplacements entre chaque rencontre.

 

Inconvénients :

• Ne permet pas l’évaluation ou l’apprentissage par le toucher ou la guidance;

• Ne permet de pas voir l’ensemble de la condition et de l’environnement physique (on voit uniquement ce que la caméra cible);

• Certains indices visuels sont absents, ce qui peut nuire à la compréhension de part et d’autre (gestuelles complète du corps);

• Perception de distance entre la personne et l’ergothérapeute;

• Sentiment d’atteinte à la vie privée;

• Échec de communication et difficultés techniques possibles.

 

Échange par courriel

Les services d’évaluation et d’intervention utiliseront le courriel comme moyen de communication, pour la prise de rendez-vous, si vous avez des questions, ou encore pour vous remettre un rapport d’évaluation, un plan d’intervention, un rapport d’évolution, ou tout autre document écrit. Le professionnel met en place toutes les modalités pour maximiser l’échange de courriels sécuritaire. Toute information confidentielle sera envoyée par courriel dans un document joint à celui-ci, protégé par un mot de passe. Il n’est pas possible de sécuriser totalement les renseignements personnels transmis par communication électronique parce que :

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➢ Les services en ligne peuvent avoir un droit reconnu par la loi d’inspecter et de conserver les communications électroniques reçues et transmises par leur système;

➢ La communication électronique peut être réacheminée, interceptée, diffusée, mise en mémoire ou même modifiée sans que l’intervenant ou l’usager ne le sache ou ne l’ait autorisée;

➢ Même si l’expéditeur et le destinataire ont supprimé les messages électroniques, il peut y avoir des copies de sauvegarde sur un système informatique par lequel a transité le message; ➢ La communication électronique peut être divulguée en vertu d’une obligation de signalement ou d’une ordonnance du tribunal;

➢ La communication électronique peut introduire un logiciel malveillant dans un système informatique risquant ainsi d’endommager l’ordinateur, le réseau informatique ou d’en perturber le fonctionnement;

➢ Les courriels, les messages texte et les messages instantanés peuvent être facilement réacheminés, ce qui augmente le risque d’envoi non intentionnel à un destinataire inconnu; ➢ Il est plus facile de falsifier un courriel, un message texte ou un message instantané qu’un document écrit à la main ou signé;

➢ Il est impossible de vérifier l’identité de l’expéditeur ou de s’assurer que seul le destinataire pourra lire le courriel une fois qu’il est envoyé.

 

Transmission sécurisée de renseignements personnels par fax 

Aucune information ne sera transmise par fax

 

Collecte de données et échanges d’informations avec les partenaires

Les informations consignées de manière manuscrite lors d’un contact téléphonique ou lors d’une rencontre avec le client sont éventuellement déchiquetées ; seules les informations nécessaires à la constitution et à la tenue du dossier clinique sont conservées dans le dossier client électronique, tenu dans un logiciel prévu à cette fin (plateforme sécurisée). Lorsque des informations sont obtenues auprès d’un tiers (une personne autre que la personne qui est évaluée, par exemple, son agent d’assurances, gestionnaire de cas ou conseiller en réadaptation), le consentement à cet échange d’informations aura été obtenu au préalable auprès de la personne visée par le service. La transmission de renseignements personnels à l’ergothérapeute via courriel est à la discrétion de la personne évaluée. Il est fortement encouragé que la personne utilise un service de chiffrement des documents transmis avant de les envoyer.

 

Droits d’accès et incidents de confidentialité

Vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels

• Demander une correction

• Retirer votre consentement

• Être informé en cas d’incident de confidentialité

 

Toute demande relativement au traitement et à la protection de vos renseignements personnels doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels : Audrey Laroche Gagner, ergothérapeute-propriétaire (info@eryom.ca). En cas d’incident, ERYOM s’engage à suivre les modalités prévues par la Loi 25, à évaluer les risques de préjudice et à tenir un registre des incidents.